Konferencia

Reptér - Konferencia - Reptér
(in english / auf deutsch)

Nagy létszámú rendezvényt szervezni sokféleképpen lehet, de csak egyféleképpen érdemes: jól.

Gondoljunk csak egy 40-50 fős esküvő programjának összeállításának, annak levezénylésének nehézségeire, nem csoda hát, ha egy 2-300 fős konferencia sikeres megrendezése igazi szakértelmet kíván minden oldalról.

Ha egy-egy ilyen rendezvényre sok külföldi vendég érkezik, a program összeállításánál hamar előkerül a kérdés: hogyan juttassák el őket a reptérről a konferencia színhelyére, majd a rendezvény végén vissza a reptérre?

Az egyik kérdés hozza magával a többit:

• hogyan gyűjtsük össze a különböző időpontokban érkező vendégeinket?
• milyen időközönként és mekkora járművek kiállását biztosítsuk nekik a reptérre?
• hol parkoltassuk ezeket a járműveket?
• hány (idegen nyelvet is beszélő) embert kell foglalkoztatni ahhoz, hogy mindhárom terminálon a nap bármely szakában legyen valaki, aki fogadja a vendégeket?
• hogyan fogja az érkező vendég azonosítani az őt fogadókat a terminálon?
• hogyan lehet kezelni a repülőjáratok késése miatti keveredést a megtervezett menetrendben?

Szükséges tehát a bevezetőben említett szakértelem igénybevétele már a megszervezett program első percétől, a vendégek érkezésétől kezdve. Itt a szakértelem egyetlen ismérve csak az lehet, ha a fenti kérdésekre egytől-egyig megnyugtató válasz születik.

Az AirportShuttle-Minibusz rendelkezik ezekkel a válaszokkal!

Vannak sokan, akik már szembesültek a válaszainkkal és nyugodtan mondhatjuk: elégedetten "álltak fel az asztaltól".

Többféle módon megoldjuk a konferencia-vendégek szállítását, természetesen mindig a megrendelő kívánsága a mérvadó, ahhoz igazítjuk javaslatainkat.

Elsődlegesen mindig arról próbáljuk a szervezőket lebeszélni, hogy embereik kézben tartott A4-es "táblával" várják a vendéget a tranzit kijáratánál, elvegyülve az ott minden gép érkezésekor ácsorgó másik 20-30 táblás ember között.

Az a tábla, amit mi kínálunk, és amit ilyenkor a vendégnek keresnie kell, 30 cm magas, minimum 1 méter széles, a nap 24 órájában legalább 240 cm magasan "tartjuk" és még ki is világítjuk - az összes terminálon megtalálható AirportShuttle-Minibusz Pultok felett.

Tehát találkozási pont a pultjaink egyike ( a felette világító Airportshuttle felirattal), az érkező vendéget elég ennyiről tájékoztatni, amikor ránktalált, kollégáink ellátják minden továbi információval, ami a reptéri transzferével kapcsolatos, nem feltétlenül szükséges a szervező képviselőjének jelenléte.

Amennyiben előre megkapjuk a résztvevők email címeit, a reptéri transzferrel kapcsolatos minden tudnivalót elküldünk a vendégeknek, ezzel is biztosítva őket, hogy már a repülőtéren jó kezekben lesznek.

A transzfer módja lehet többféle:

• a vendégeket a többi utasunkkal együtt, az AirportShuttle-Minibusztól már megszokott         módon, gyűjtő-terítő járatként fuvarozzuk
• minden érkező vendég különbuszt kap, csak az esetlegesen együtt érkező, azonos  rendezvényre tartókat ültetjük azonos járműbe
• a vendégeket egy - a megrendelő által meghatározott ideig - váratjuk a terminálon és így       összegyűjtve szállítjuk őket tovább (ez főképp vidéki konferenciáknál fordul elő)

A legfontosabb dolog egy rendezvény szállítási feladatainak elvégzéséhez - és a későbbi pontos elszámoláshoz -, hogy a vendégeket pontosan beazonosíthassuk.

Ehhez általában egy szimpla utaslistát kérünk a szervezőktől, amely tartalmazza a vendég nevét érkezésének és elutazásának pontos időpontját, repülőgépének járatszámát. Ennyi elég nekünk, hogy a fuvarszervező rendszerünk - "becsületes" nevén BAM-Bus - el tudja különíteni a "standard" utasainkat és az adott rendezvényre érkezőket.

Hogy miért tartjuk szükségesnek ezt az "elkülönítést"?

A későbbi gyors és pontos elszámolás alapja a BAM-Bus nyilvántartása. Ennek segítségével egy-egy rendezvény után akár 10 perc alatt pontos kimutatást készítünk, amely tartalmazza azokat az adatokat, amelyek szükségesek a számla kiállításához.

Ezt a - teljesített fuvarokat mutató - listát a megrendelőnek mindig rendelkezésre bocsájtjuk, a benne foglaltak elfogadása után állítjuk ki a számlát.

Ha a megrendelő kívánja, akár még azt is meg tudjuk mondani, egy-egy vendég pontosan mikor érkezett a pultunkhoz, melyik kollégánk fogadta őt, mikor és melyik busz szállította el őt, milyen útvonalon, mennyi idő alatt.

A transzferek kifizetésének módja is igazodhat az igényekhez.

Klasszikus esetben a megrendelő a rendezvény után egyben fizet, de volt arra is példa, hogy az érkező vendégek egyenként maguk rendezték a saját számlájukat, a szervező itt annyit kért, hogy alakítsunk ki számukra egyedi, kedvezményes árakat.

Az is előfordult már, hogy a rendezvény szervezője mindössze felhívta az érkezők figyelmét az AirportShuttle-Minibusz reptéri transzfer-szolgáltatására, a ténylegesen igénybevett fuvarok alapján pedig jutalékot biztosítottunk a szervezőnek.

Az elutazáshoz szükséges információkat mind a szervezővel, mind a vendégekkel egyeztetjük, a repülőgépek indulási idejét komolyan vesszük, itt a javaslatunkban foglalt időpontok változtatásának lehetősége bár adott, de veszélyes!

Egy-egy rendezvényre vagy akár hosszabb távra is szerződünk. Minden szerződésünk egyedi, az abban foglaltak mindig egy-egy tárgyalás eredménye, ugyanis nincs két egyforma konferencia és nincs két egyforma szervező sem. Fontosnak tartjuk az adott rendezvénnyel kapcsolatos média-megjelenésekben való szereplés lehetőségét, ezt mindig rögzítjük a megállapodásban is.

A kölcsönös szerepeltetés egymás weboldalán vagy a rendezvényhez kapcsolódó ismertetőben, prospektusban való megjelenés az együttműködés alapja, erre építkezve dolgozzuk ki a reptéri transzferekre azt a konstrukciót, amely mindhárom félnek (vendég, szervező, AirportShuttle-Minibusz) megfelel.

Büszkék vagyunk arra, hogy részt vehettünk olyan, többszáz fős rendezvények reptéri transzfereinek sikeres lebonyolításában, mint a tavasszal Budapesten megrendezett Duatlon Európabajnokság, a Szegeden megtartott EPC Konferencia, az augusztusi WBO Közgyűlés, a közelmúltban a százhalombattai Matrica Múzeum által rendezett LiveArch konferencia, a Magyar Atlétikai Szövetség rendezésében megvalósult European Athletics Convention, vagy a balatonfüredi Anna Hotelben megtartott ESF-Cost Research Konferencia illetve a Visegrádon megtartott GDISC, és a novemberben az Állami Számvevőszék szervezésében zajló, az Európai Uniós tagországok számvevőszéki vezetőinek budapesti értekezlete.

Amit ezekhez a rendezvényekhez nyújtani tudtunk:

• a vendégek fogadására pultok minden terminálon (a tranzitvárókban is)
• több nyelven beszélő kollégák a pultokban napi 24 órában
• üdvözlő szöveg valamint a rendezvény logo-jának megjelenítése a pultokon
• GPS alapú flottakövető rendszerrel felügyelt 8 és 10 fős minibuszok
• indulás és érkezés a terminálok főbejáratainál található parkolóinkból, parkolóinkba
• minden - törvényben előírt - vizsgával rendelkező gépkocsivezetők
• 24 órás diszpécserszolgálat, ahol a megrendelő percrekész információkat kaphat az aktuális transzferekről
• percről-percre aktualizált utaslista a BAM-Bus segítségével
• a rendezvény végeztével kimutatás az elvégzett fuvarokról

Ugyanezt kínáljuk - vagy akár ennél többet is - leendő ügyfeleinknek is.

Amit mi kérünk, az csupán egy email most és egy utaslista 72 órával a rendezvény kezdete előtt, a többit bízza inkább ránk.

AirportShuttle-Minibusz
www.airportshuttle.hu
info@airportshuttle.hu